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Email: jsalamanca@zfmetropolitana.com Chame-nos: +57 311 538 3559Razón Social: Zona Franca Metropolitana S.A.S. Usuario Operador.
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En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, mediante las cuales se establece el Régimen General de Protección de Datos Personales, se implementan las presentes políticas generales para el tratamiento de los datos de usuarios, proveedores, clientes o cualquier tercero que haga parte de la base de datos de la que sea responsable ZONA FRANCA METROPOLITANA S.A.S USUARIO OPERADOR, en adelante “ZFM U.O.”.
ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIONES.
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) AUTORIZACIÓN: es el consentimiento expreso y libre que el TITULAR entregará a ZFM U.O. por un medio documental para el manejo o tratamiento de sus datos, de manera previa a su tratamiento.
b) DATOS SENSIBLES: se entenderá por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación. ZFM U.O. no recopilará o usará datos sensibles en el desarrollo de su actividad mercantil.
c) ENCARGADO: podrá ser ZFM U.O. o un tercero autorizado para ello, quienes realizarán el tratamiento de los datos entregados por el TITULAR.
d) RESPONSABLE: ZFM U.O. como responsable de la base de datos decidirá sobre la misma y/o por el tratamiento de los datos entregados por el TITULAR.
e) TITULAR: persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento.
f) TRATAMIENTO: consiste en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos no sensibles, que use ZFM U.O. para su actividad mercantil.
ARTÍCULO SEGUNDO: TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS.
ZFM U.O. declara que el levantamiento y análisis de su información personal se ha realizado en desarrollo del objeto social de la compañía para las siguientes finalidades:
2.1 Datos Personales relacionados con la Gestión Humana
Existirá́ una base de datos para el tratamiento de los datos personales antes, durante y después de la relación laboral.
a) Tratamiento de datos antes de la relación contractual.
ZFM U.O. informará de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así́ como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Una vez se agote el proceso de selección, se informará a los postulantes el resultado y se entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de tales datos por escrito autoricen la conservación de los mismos para efectos de que el postulante pueda ser invitado a futuros procesos de selección.
Cuando ZFM U.O. contrate a terceros, para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos se establecerá́ que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de ZFM U.O. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
b) Tratamiento de datos durante la relación contractual.
ZFM U.O. almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual está prohibido, salvo que exista autorización expresa por parte del titular para un uso distinto o medie una orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad.
Corresponderá́ a ZFM U.O. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá́ autorización expresa del titular para lo cual se le deberá́ informar cuáles son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Por servicios externos que ZFM U.O. pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá́ ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá́ la autorización para transferencia de datos.
c) Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, ZFM U.O. procederá́ a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
2.2 Tratamiento de datos personales de Accionistas.
Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionistas de ZFM U.O., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
2.3 Tratamiento de datos personales de proveedores.
ZFM U.O. sólo recopilará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a ZFM U.O. por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores son:
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de ZFM U.O. tendrá́ como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, ZFM U.O. devolverá́ tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
Cuando ZFM U.O. entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados. Para tal efecto se incluirá́ la previsión de la interventoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. ZFM U.O. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
2.4 Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.
La recolección de datos de personas naturales que ZFM U.O. trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente ZFM U.O. informará y obtendrá́ la autorización de los titulares de los datos.
2.5 Entrega de datos personales a las autoridades
Cuando ZFM U.O. reciba solicitud por parte de una autoridad del Estado para el acceso y/o entrega de datos de carácter personal que reposen en bases de datos de la compañía, se dejará constancia de la remisión de los datos personales suministrados y de la anotación sobre la obligación que tiene la autoridad de proteger los datos personales suministrados.
ARTÍCULO TERCERO: MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN.
ZFM U.O. requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado del TITULAR para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de este último.
Para ello, ZFM U.O. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, conservará prueba de la autorización otorgada en documento por EL TITULAR, la cual estará disponible para verificación por parte de este último en cualquier momento.
Para obtener acceso a la autorización, EL TITULAR deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo quinto del presente documento.
CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
ZFM U.O no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:
ARTÍCULO CUARTO: AVISO DE PRIVACIDAD.
En el evento en el que ZFM U.O. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad en la página www.zfmetropolitana.com, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
ARTÍCULO QUINTO: DERECHOS DEL TITULAR.
El TITULAR de la información tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante ZFM U.O. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ZFM U.O. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de acuerdo a lo establecido en la ley como por ejemplo: i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos de naturaleza pública; iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento ZFM U.O. no respetó los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento ZFM U.O. ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ARTÍCULO SEXTO: ÁREA DE ATENCIÓN AL TITULAR Y PROCEDIMIENTO PARA CONOCER O ACCEDER A SU INFORMACIÓN.
El ÁREA DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA DE LA ZONA FRANCA DE METROPOLITANA S.A.S USUARIO OPERADOR será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral quinto de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico dmerchan@zfmetropolitana.com, o radicarla en la siguiente dirección que correspondientes a nuestra oficina:
| OFICINA | DIRECCIÓN |
| COTA | Vereda Vuelta Grande, Zona Franca Metropolitana |
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Él término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO SÉPTIMO: PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN.
En el evento en que El Titular o la persona debidamente autorizada para el ejercicio de sus derechos, consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante ZFM U.O. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
i) El reclamo podrá ser formulado mediante comunicación escrita o mediante correo electrónico a las direcciones indicadas en el artículo sexto del presente documento, en el mismo El Titular deberá identificarse plenamente, realizar una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. En el evento en que la información relacionada este incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO OCTAVO: DEBERES DE ZFM U.O. COMO RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN.
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Incluir en sus bases de datos de tratamiento de datos personales solo información suministrada que sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, de acuerdo a todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por El Titularse mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta.
h) Incluir en sus bases de datos únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley y en estas políticas;
i) Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley y en el presente documento;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, o ante la Superintendencia de Industria y Comercio, incluir una leyenda sobre los datos en discusión que evidencien que existe una reclamación sobre los mismos;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
o) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por El Titulary cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
p) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
ARTÍCULO NOVENO: QUIÉN PUEDE EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR.
Podrán ejercer los derechos del Titular las siguientes personas:
a) El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otra previa acreditación de tal estipulación.
e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
ARTÍCULO DECIMO: PROCEDIMIENTO PARA CONOCER O ACCEDER A SU INFORMACIÓN.
El Titular podrá solicitar a ZFM U.O. mediante comunicación escrita o correo electrónico dirigido al correo señalado en el artículo sexto del presente documento, conocer la información relacionada con sus datos que reposen en las bases de datos de ZFM U.O. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará el término de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO DECIMO PRIMERO: MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ZFM U.O. adoptará́ las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: VIGENCIA.
La presente Política de Datos Personales fue creada el día primero (1) de agosto de dos mil diecisiete (2.017) y entra en vigencia a partir del mismo día. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.zfmetropolitana.com.
POLITICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN
SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
Debido a que los sistemas de videovigilancia involucran la captación de imágenes de personas naturales, la legislación colombiana de protección de datos personales debe ser tomada en cuenta al momento de operar dichos mecanismos. Por lo anterior, la Superintendencia de Industria y Comercio publicó la “Guía para la protección de datos personales en sistemas de videovigilancia”, para brindar orientación a todas las personas y empresas que utilicen o deseen utilizar dichos dispositivos.
A continuación se encuentran los puntos clave a considerar al utilizar cámaras de seguridad:
ZFM U.O. utiliza diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas. ZFM U.O. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por ZONA FRANCA METROPOLITANA S.A.S. USUARIO OPERADOR de que:
i. La empresa actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrá́ recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de ZONA FRANCA METROPOLITANA S.A.S. USUARIO OPERADOR disponible en www.zfmetropolitana.com
ii. Es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles o sobre menores de edad.
iii. Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así́ como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
iv. Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales gratuitos dispuestos por ZONA FRANCA METROPOLITANA S.A.S. USUARIO OPERADOR y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa.
v. Para cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales, puedo contactarme al correo electrónico dmerchan@zfmetropolitana.com
vi. ZONA FRANCA METROPOLITANA S.A.S. USUARIO OPERADOR garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservan el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será́ informado y publicado oportunamente en la página web.
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca ZONA FRANCA METROPOLITANA S.A.S. USUARIO OPERADOR para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.